Rok niedawno się zaczął, ale przedsiębiorcy już dziś muszą uwzględniać to, co przyniesie następny. Od stycznia 2026 roku prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) staną przed koniecznością dostosowania się do nowych przepisów. Zgodnie z zapowiedziami resortu finansów, kluczowych zmian ma być aż piętnaście. Wszystkie o dużym znaczenie, bo wypłyną m.in. na sposób prowadzenia księgowości, dokumentację oraz szereg różnych obowiązków. Jakie zmiany wejdą w życie i co zrobić, by się do nich odpowiednio przygotować? W każdym aspekcie warto skorzystać z fachowego wsparcia GroupEuroService.
Biznes nie zwalnia tempa i wokół firm wciąż coś się dzieje. Oprócz rzeczy związanych z ich specjalizacją – np. handlem, usługami czy produkcją – każdy przedsiębiorca uwzględniać musi szersze otoczenie i zmiany, które zachodzą w obszarze prawa czy finansów. I właśnie kolejne nowinki z tej kategorii mają wejść w życie w 2026 r. Ważne nowości pojawią się w zakresie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.
PKPiR w formie elektronicznej i inne zmiany
Od 2026 roku prowadzenie księgi w formie papierowej będzie praktycznie wyeliminowane. Przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z elektronicznych programów księgowych. Zwolnienie z tego obowiązku obejmie jedynie wąską grupę podatników, takich jak duchowni czy osoby prowadzące działalność na podstawie umów agencyjnych.
Wraz z nowym rokiem zmieniony ma zostać także format księgi. Według projektów, dodane zostaną nowe kolumny, w tym związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), który także obowiązkowy stanie się w 2026 r. Nowa struktura ma ułatwić analizę finansową i kontrolę podatkową.
Do tego zostaną określone nowe, bardziej rygorystyczne terminy na wprowadzanie zapisów do PKPiR. Wszystko po to, aby zwiększyć ich aktualność i zgodność z rzeczywistością gospodarczą.
Nowe wymogi odnosić będą się do dowodów księgowych. Mają bowiem zostać doprecyzowane zasady dotyczące dokumentów – w szczególności tych, które są podstawą wpisów do PKPiR. Zamysł zmian jest taki, żeby tym sposobem zwiększyła się kontrola nad rzetelnością danych.
Wspomniany wyżej Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymusi także na przedsiębiorcach prowadzenie ewidencji w sposób umożliwiający łatwą integrację z tym systemem. W praktyce będzie to oznaczać konieczność stosowania bardziej zaawansowanych i nowoczesnych systemów księgowych.
W zakresie archiwizacji danych, dokumentacja księgowa będzie musiała być przechowywana w sposób zgodny z określonymi normami elektronicznymi, co może wymagać zakupu dodatkowej przestrzeni dyskowej lub usług chmurowych.
Jak zmiany wpłyną na prowadzenie biznesu?
Nowe, szczegółowe regulacje będą mieć poważne konsekwencje dla prowadzenia i rozwijania biznesu. Dlatego żeby sprostać nowym wymogom, już dziś warto podjąć współpracę w obrębie outsourcingu księgowo-rachunkowego z GroupEuroService.
Przed firmami szereg wyzwań, więc skuteczne zmierzenie się z nimi należy zaplanować racjonalnie i najlepiej z dużym wyprzedzeniem. Prowadzący działalność gospodarczą m.in. będą musieli dostosować swoje systemy księgowe. Tu zapewne konieczne będą aktualizacje oprogramowania albo nawet zakupy nowych narzędzi czy aplikacji, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.
Przy wdrażaniu nowości nie obejdzie się bez szkolenia pracowników. Nowelizowane przepisy i regulacje wymagają, aby osoby odpowiedzialne za księgowość zapoznały się z nowymi obowiązkami i procedurami, prawidłowo je interpretowały i sprawnie stosowały.
Spoglądając na proponowane zmiany, nietrudno dostrzec, że wraz z nimi zwiększy się rola biur rachunkowych. Dlatego przedsiębiorcy, którzy dotąd samodzielnie zajmowali się prowadzeniem księgowości, powinni poważnie rozważyć korzystanie z usług specjalistów, tym bardziej że taki wariant jest korzystniejszy, a w nowych okolicznościach może wręcz stać się koniecznością.
Koszty i wyzwania wynikające ze zmian
Zmiany nieuchronnie wiążą się z pewnymi kosztami, które ponieść będą musieli przedsiębiorcy. Aby je zminimalizować, warto skorzystać z outsourcingu rachunkowo-księgowego, jaki oferuje GroupEuroService. Wówczas nie trzeba ponosić kosztów związanych z adaptacją do nowych reguł, budować albo zmieniać działu finansowego czy księgowości, kupować i wdrażać nowych systemów informatycznych. Zaoszczędzone w ten sposób pieniądze i czas można z powodzeniem zainwestować albo spożytkować na bieżącą działalność.
W tych okolicznościach biuro rachunkowe staje się kluczowym sprzymierzeńcem przedsiębiorcy. Korzystając z zewnętrznych usług, można dostać pomoc w dostosowaniu się do nowych regulacji. Obejmuje ona m.in. doradztwo podatkowe i techniczne, wsparcie przy wyborze i wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania, a także zarządzaniu dokumentacją zgodnie z nowymi zasadami.
Wybierz outsourcing, łatwiej stawisz czoła wyzwaniom
Outsourcing oferowany przez GroupEuroService to możliwość skorzystania z kompleksowej obsługi w zakresie księgowości, podatków, administracji czy kadr i płac, więc firmie odpada szkolenie pracownika bądź zespołu, który miałby zajmować się tymi zagadnieniami. Przedsiębiorca nie poniesie też sporych kosztów, jakie wymaga inwestycja w oprogramowanie i systemy księgowe. Finansowym obciążeniem nie będzie też przygotowane personelu do tego, aby sprawnie korzystał z tych rozwiązań. Biuro rachunkowe udziela też konsultacji i pomaga przy planowaniu budżetu, który uwzględni nowe zadania wynikające z nowelizacji przepisów. Jeśli chodzi zaś o same przepisy, profesjonalna kadra GroupEuroService może na bieżąco czuwać nad prawidłowym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa według wprowadzanych regulacji prawnych. Warto zdjąć te zadania ze swoich barków, bo szybkość zmian czy poziom ich skomplikowania to naprawdę spore wyzwanie, z którym skutecznie mogą zmierzyć się specjaliści z tej dziedziny.
Biuro rachunkowe wspiera przedsiębiorców i pomaga rozwijać biznes
Zmiany w PKPiR, jakie mają zacząć obowiązywać od 2026 roku są naprawdę duże. Są ogromnym wyzwaniem dla firm, ale jednocześnie ich przemyślane wdrożenie może usprawnić procesy księgowe i nie zakłuci działania biznesowego. Łatwo przy tym jednak o potknięcia czy pomyłki. Dlatego więc nie warto robić tego samodzielnie, ale dla bezpieczeństwa najlepiej podjąć współpracę z doświadczonymi profesjonalistami, takimi jak GroupEuroService. Postępująca cyfryzacja, konieczność korzystania z nowego oprogramowania, systemów informatycznych czy aplikacji, integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) to przykłady zadań, którym trzeba będzie sprostać. Cel ten łatwiej osiągnąć ze wsparciem biura rachunkowego. Ważne przy tym, aby nie czekać z działaniem do ostatniej chwili, ale już teraz, z większym wyprzedzeniem, spokojnie przyszykować się na tę prawdziwą rewolucję w księgowości.